Hinweisgebersystem

A. Einleitung

Am 2. Juli 2023 ist das Hinweisgeberschutzgesetz in Kraft getreten. Dieses Gesetz regelt den Schutz insbesondere von natürlichen Personen, die im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit oder im Vorfeld einer beruflichen Tätigkeit Informationen über Verstöße erlangt haben und diese an die nach diesem Gesetz vorgesehenen Meldestellen melden oder offenlegen (hinweisgebende Personen).
Darüber hinaus werden Personen geschützt, die Gegenstand einer Meldung oder Offenlegung sind, sowie sonstige Personen, die von einer Meldung oder Offenlegung betroffen sind.
Wir nehmen die Vorgaben zum Schutz von Hinweisgebern ernst und versichern, dass Sie keine benachteiligenden Maßnahmen aufgrund oder nach einer berechtigten Meldung befürchten müssen.
Entsprechend unserer gesetzlichen Verpflichtung stellen wir Ihnen unser internes Hinweisgeber-Meldesystem zur Verfügung. Über diesen geschützten Kanal können Sie Informationen über Verstöße im Sinne des HinSchG melden.
Bitte beachten Sie: Eine vorsätzlich unwahre Meldung kann strafrechtliche Konsequenzen haben.

B. Internes Meldesystem

1. Meldesystem

Bei unserem internen Meldesystem handelt es sich um einen sicheren Clouddienst des schweizerischen Herstellers Trusty.
Das System wird in einem Hochsicherheits-Rechenzentrum von Hetzner betrieben. Über den Link
https://vsk.trusty.report
können Sie dieses Meldesystem aufrufen und mit Klick auf den Button „Meldung erstellen“ einen Meldevorgang starten.
Sie haben dabei die Wahl eine Meldung anonym oder mit Angabe Ihrer Identität abzugeben.

2. Telefonischer Meldekanal

Parallel bieten wir Ihnen auch die Möglichkeit Meldungen telefonisch einzubringen. Bitte verwenden Sie hierzu die Telefonnummer 0 62 42 / 91 16 35 55.
Diese wird direkt an den externen Fallbearbeiter weitergeleitet.

3. Zugriffsberechtigte Fallbearbeiter

Ausschließlich zugriffsberechtigt (auch die interne IT hat keine Zugriffsrechte) auf die Meldungen sind die folgenden Fallbearbeiter.
Rechtsanwalt Christoph Reich, LL.M.
Fellnerstraße 7-9, 60322 Frankfurt am Main
sowie dessen Stellvertretung
Rechtsanwältin Dr. Anke Reich, LL.M.
Zweigertstraße 15, 45130 Essen
Wir können Ihnen versichern, dass mit Ihren personenbezogenen Daten und den personenbezogenen Daten der von der Meldung betroffenen Personen nach Maßgabe des § 8 HinschG höchst vertraulich umgegangen wird.

4. Verfahren bei internen Meldungen

Innerhalb von 7 Tagen wird Ihnen der Eingang Ihrer Meldung bestätigt. Alle weiteren Schritte erfolgen in vertraulicher Abstimmung mit dem Fallbearbeiter
sowie den zuständigen und verantwortlichen Personen im Unternehmen.
Innerhalb von 3 Monaten nach Bestätigung des Eingangs erhalten Sie eine Rückmeldung.

5. Welche Sachverhalte können gemeldet werden?

Unser Meldesystem ist für Meldungen vorgesehen, bei denen ein Hinweisgeber zumindest den begründeten Verdacht auf tatsächliche oder potenzielle Verstöße
hat, die aufgetreten sind, andauern oder mit hoher Wahrscheinlichkeit eintreten werden, sowie über Versuche, solche Verstöße zu verschleiern.
Ein Verstoß ist jede Handlung oder Unterlassung, die rechtswidrig ist und sich auf unser Unternehmen bezieht oder das Ziel bzw. den Zweck von Gesetzen,
unseren Richtlinien und/oder internen Vorschriften zu Nichte macht. Ein Verstoß kann unter anderem Folgendes beinhalten:

Bestechung oder Korruption
Betrug, Geldwäsche, Diebstahl oder missbräuchliche Verwendung von Verbandseigentum oder Geldern
nicht gemeldete oder falsch gehandhabte Interessenkonflikte
wettbewerbswidriges Verhalten
Insiderhandel oder Marktmissbrauch
Verstoß gegen Sanktionen
finanzielle Unregelmäßigkeiten
grobe Fahrlässigkeit, Mobbing, rechtswidrige Diskriminierung, Belästigung am Arbeitsplatz oder sexuelle Belästigung
grobe Verschwendung oder Misswirtschaft
unsichere Arbeitspraktiken und andere erhebliche Sicherheits- oder Gesundheitsbedenken
moderne Sklaverei und Menschenrechtsverletzungen
erheblicher Schaden für die Umwelt
Repressalien gegen einen Hinweisgeber oder eine andere geschützte Person im Sinne dieser Richtlinie

und jedes andere Verhalten, das unethisch ist, gegen die Unternehmensrichtlinien oder -verfahren verstößt, illegal oder rechtswidrig ist.

C. Keine Nachteile durch die Meldung von
Verstößen

Durch die berechtigte Meldung von Verstößen entstehen Ihnen keine Nachteile.
Das Hinweisgeberschutzgesetz bietet einen umfassenden Schutz, den wir sehr
ernst nehmen.

D. Verarbeitung von personenbezogenen Daten

1. Vertraulichkeit

Mit Ihren personenbezogenen Daten und mit den personenbezogenen Daten der von der Meldung betroffenen Personen gehen wir vertraulich um.
Personenbezogene Daten werden nach den Vorgaben der DatenschutzGrundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz verarbeitet.
Zudem sind wir nach § 8 HinSchG verpflichtet, die Identität der hinweisgebenden Person sowie der von der Meldung betroffenen Personen zu schützen.
Das bedeutet, personenbezogene Daten werden nur den Fallbearbeitern sowie den sie bei der Erfüllung dieser Aufgaben unterstützenden Personen bekannt und dürfen nur in gesetzlich bestimmten Ausnahmefällen (§ 9 HinSchG) offengelegt werden.
Die Identität von Personen, die grob fahrlässig oder vorsätzlich falsche Informationen melden, wird nach Maßgabe des HinSchG nicht vor einer Weitergabe geschützt.

2. Verarbeitung im Rahmen der Gesetze

Die interne Meldestelle verarbeitet entsprechend der zugrunde liegenden Gesetze personenbezogene Daten der hinweisgebenden Person sowie sonstiger, in der Meldung benannter Personen, soweit dies zur Durchführung des Meldeverfahrens sowie entsprechender Folgemaßnahmen erforderlich ist.
Insbesondere werden die von Ihnen im Rahmen des Hinweisgebersystems angegebenen Informationen zum Zweck der Überprüfung, für interne Ermittlungen (einschließlich der Weitergabe an externe Rechtsanwälte, Wirtschaftsprüfer oder andere berufsrechtlich zur Verschwiegenheit verpflichtete Berufsträger) und ggf. zur Weitergabe an staatliche Stellen verarbeitet.
Die Meldungen werden entsprechend der gesetzlichen Vorgaben dokumentiert.
Die Dokumentation wird drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens gelöscht. Die Dokumentation kann länger aufbewahrt werden, um die Anforderungen nach diesem Gesetz oder nach anderen Rechtsvorschriften zu erfüllen, solange dies erforderlich und verhältnismäßig ist.
Gemäß Art. 14 DSGVO haben Sie das Recht, wenn Ihre Daten ohne Ihre Kenntnis erhoben werden (etwa, weil Sie als beschuldigte Person im Verfahren zur Aufklärung des Hinweises involviert sind), über die Speicherung, die Art der Daten, den Zweck der Verarbeitung und die Identität des Verantwortlichen und gegebenenfalls der Hinweisgeberin oder des Hinweisgebers (sofern der Hinweis nicht anonym abgegeben wurde) informiert zu werden. Wenn allerdings das Risiko erheblich ist, dass eine solche Unterrichtung unsere Fähigkeit zur wirksamen Untersuchung des Vorwurfs oder zur Sammlung der erforderlichen
Beweise gefährden würde, kann diese Information für die Zeitspanne aufgeschoben werden, innerhalb derer diese Gefahr besteht. Die Information muss nachgeholt werden, sobald der Grund für den Aufschub entfallen ist.

E. Externe Meldestelle

Ergänzend zur internen Meldung sieht das Gesetz die Möglichkeit einer externen Meldung vor. Zu diesem Zweck wurde beim Bundesamt für Justiz (BfJ) die externe Meldestelle des Bundes installiert. Auf der Webseite des BfJ sind die Meldekanäle sowie weitere Informationen zur externen Meldestelle des BfJ veröffentlicht.